Fahrtenbuch digital: So geht's richtig

Wann lohnt sich ein Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch dokumentiert deine beruflichen Fahrten und ist Voraussetzung, um tatsächliche Kfz-Kosten geltend zu machen. Die Alternative ist die einfachere km-Pauschale.

Selbstständige

Für Betriebsfahrten wie Kundenbesuche, Warenlieferungen oder Messebesuche kannst du entweder:

Die km-Pauschale nutzen: 0,30 Euro pro Kilometer
Oder ein Fahrtenbuch führen und die tatsächlichen Kosten absetzen

Das Fahrtenbuch lohnt sich besonders bei hohen Fahrzeugkosten (Versicherung, Reparaturen, Kraftstoff) und wenigen Privatfahrten.

Vermieter

Fahrten zu deinen Mietobjekten — für Besichtigungen, Handwerkertermine oder Mieterwechsel — sind Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung.

Pendler (Angestellte)

Für den Arbeitsweg gilt die Entfernungspauschale. Ein Fahrtenbuch ist hier in der Regel nicht nötig, da die Pauschale unabhängig vom Verkehrsmittel gilt.

Pauschale vs. tatsächliche Kosten

Die km-Pauschale

0,30 Euro pro Kilometer für betriebliche Fahrten
0,38 Euro ab dem 21. Kilometer für Arbeitswege (befristet bis 2026)
Einfach zu berechnen, kein Aufwand für Belege

Tatsächliche Kosten

Bei einem Fahrtenbuch kannst du alle Kfz-Kosten anteilig absetzen:

Kraftstoff
Versicherung
Kfz-Steuer
Reparaturen und Wartung
Abschreibung des Fahrzeugs
Leasingraten

Der absetzbare Anteil ergibt sich aus dem Verhältnis der beruflichen zu den Gesamtkilometern.

Beispiel: 20.000 km gesamt, davon 12.000 km beruflich = 60% der Kosten absetzbar.

Was muss im Fahrtenbuch drinstehen?

Das Finanzamt stellt strenge Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch:

Datum der Fahrt
Kilometerstand am Anfang und Ende
Reiseziel (Ort, Straße)
Reisezweck — konkret, nicht nur "Kundenbesuch"
Aufgesuchte Geschäftspartner bei Geschäftsreisen

Was reicht und was nicht

"Kundenbesuch bei Müller GmbH, Hamburg" — akzeptiert
"Fahrt" — nicht akzeptiert
"Kundentermin" ohne Name/Ort — nicht akzeptiert

Finanzamt-Anforderungen

Zeitnah führen

Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden — idealerweise direkt nach jeder Fahrt. Am Jahresende nachträglich rekonstruierte Aufzeichnungen erkennt das Finanzamt nicht an.

Lückenlos

Jede Fahrt muss dokumentiert sein. Lücken führen zur Verwerfung des gesamten Fahrtenbuchs.

Manipulationssicher

Das Finanzamt akzeptiert digitale Fahrtenbücher, wenn nachträgliche Änderungen erkennbar protokolliert werden. Lose Excel-Tabellen, die beliebig geändert werden können, erfüllen diese Anforderung nicht.

Entfernungspauschale für Pendler

Für den täglichen Arbeitsweg (erste Tätigkeitsstätte) gelten besondere Regeln:

Nur einfache Strecke — nicht Hin- und Rückfahrt
0,30 Euro für die ersten 20 km
0,38 Euro ab dem 21. km (befristet bis 2026)
Unabhängig vom Verkehrsmittel — auch zu Fuß oder mit dem Fahrrad

ÖPNV-Grenze

Wer kein eigenes Fahrzeug nutzt, kann maximal 4.500 Euro pro Jahr als Entfernungspauschale absetzen. Mit eigenem PKW gilt diese Grenze nicht.

Homeoffice-Pauschale als Alternative

An Tagen, an denen du von zu Hause arbeitest, kannst du statt der Entfernungspauschale die Homeoffice-Pauschale nutzen:

6 Euro pro Tag, maximal 210 Tage = 1.260 Euro pro Jahr
Entweder Entfernungspauschale ODER Homeoffice-Pauschale pro Tag

Was Casekeeper damit tut

In Casekeeper erfasst du Fahrten per Tap. Gespeicherte Strecken für wiederkehrende Wege. Kilometerpauschale wird automatisch berechnet.

Jetzt ausprobieren →

Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen, keine Steuerberatung. Im Zweifelsfall: Steuerberater konsultieren.