Betriebsausgaben für Selbstständige: Was Sie absetzen können

Als Selbstständiger oder Kleinunternehmer mindern Betriebsausgaben Ihren Gewinn — und damit Ihre Steuerlast. Je vollständiger Sie Ihre Ausgaben erfassen, desto weniger Steuern zahlen Sie.

Was sind Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Die Definition ist weit gefasst: Alles, was Sie für Ihr Gewerbe oder Ihre freiberufliche Tätigkeit ausgeben, zählt dazu.

Grundregel: Die Ausgabe muss betrieblich veranlasst sein — nicht privat.

Die wichtigsten Betriebsausgaben

1. Wareneinkauf und Material

• Rohstoffe
• Handelswaren
• Verbrauchsmaterial
• Verpackung

Beispiel Kaffee-Catering: Kaffeebohnen, Milch, Becher, Servietten

2. Büro und Arbeitsplatz

• Miete für Büro/Werkstatt
• Büromöbel (Schreibtisch, Stuhl)
• Büromaterial (Papier, Stifte, Ordner)
• Computer und Software
• Telefon und Internet

Homeoffice: Anteilige Miete, Strom, Heizung — oder die Homeoffice-Pauschale.

3. Fahrzeugkosten

Nutzen Sie ein Fahrzeug betrieblich:

• Benzin/Diesel
• Versicherung
• Wartung und Reparaturen
• Leasingraten
• Oder: Kilometerpauschale (0,30 €/km)

Tipp: Bei gemischter Nutzung führen Sie ein Fahrtenbuch oder nutzen die 1%-Regelung.

4. Versicherungen

• Berufshaftpflicht
• Betriebshaftpflicht
• Rechtsschutz (beruflich)
• Berufsunfähigkeit (teilweise)

5. Beiträge und Gebühren

• IHK/HWK-Beiträge
• Berufsverbände
• Kontoführung Geschäftskonto
• Gewerbeanmeldung

6. Marketing und Werbung

• Website und Hosting
• Visitenkarten
• Flyer und Prospekte
• Online-Werbung
• Messestand

7. Fortbildung

• Seminare und Kurse
• Fachliteratur
• Online-Kurse
• Konferenzen

8. Beratung

• Steuerberater
• Rechtsanwalt
• Unternehmensberatung

Betriebsausgaben vs. Privatausgaben

| Ausgabe | Betrieblich | Privat | |---------|-------------|--------| | Laptop für die Arbeit | ✅ | | | Laptop für Gaming | | ✅ | | Bürostuhl im Homeoffice | ✅ | | | Sofa im Wohnzimmer | | ✅ | | Handy zu 80% beruflich | 80% ✅ | 20% | | Restaurant mit Kunde | ✅ (70%) | | | Familienessen | | ✅ |

Gemischte Nutzung

Nutzen Sie etwas sowohl privat als auch beruflich, können Sie den beruflichen Anteil absetzen.

Beispiel Smartphone:

• Kaufpreis: 800 €
• Berufliche Nutzung: 70%
• Absetzbar: 560 €

Dokumentieren Sie die berufliche Nutzung glaubhaft (z.B. durch App-Nutzungsstatistik).

Belege sammeln — richtig gemacht

Was muss auf dem Beleg stehen?

• Name und Adresse des Verkäufers
• Datum
• Menge und Art der Leistung
• Betrag (netto/brutto/USt)
• Ihre Firma (bei Rechnungen über 250 €)

Wie lange aufbewahren?

• 10 Jahre: Rechnungen, Buchungsbelege
• 6 Jahre: Geschäftsbriefe, E-Mails

Digitale Belege

Seit 2020 sind digitale Belege gleichwertig mit Papierbelegen. Sie dürfen:

• Papierbelege scannen und vernichten
• Digitale Rechnungen (PDF, E-Mail) direkt speichern
• Screenshots von Online-Käufen sichern

Sofort absetzbar vs. Abschreibung

| Betrag (netto) | Behandlung | |----------------|------------| | Bis 800 € | Sofort absetzbar (GWG) | | 800 € bis 1.000 € | Sammelposten oder AfA | | Über 1.000 € | Abschreibung über Nutzungsdauer | | Digitalgüter (jeder Preis) | Sofort absetzbar |

Beispiel:

• Bürostuhl 450 € → sofort absetzbar
• Schreibtisch 1.200 € → AfA über 13 Jahre
• Laptop 2.000 € → sofort absetzbar (Digitalabschreibung)

Nicht absetzbare Ausgaben

Diese Ausgaben dürfen Sie nicht als Betriebsausgabe buchen:

• Privatentnahmen
• Einkommensteuer
• Private Krankenversicherung
• Bußgelder und Strafen
• Geschenke über 50 € pro Person/Jahr
• Bewirtung: 30% nicht absetzbar
• Unangemessener Aufwand (Luxus)

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Als Kleinunternehmer oder Freiberufler erstellen Sie eine EÜR statt einer Bilanz:

Einnahmen (Umsätze)           25.000 €
- Betriebsausgaben            12.000 €
──────────────────────────────────────
= Gewinn                      13.000 €

Dieser Gewinn wird versteuert.

Das Prinzip: Einnahmen minus Ausgaben = Gewinn. Keine doppelte Buchführung nötig.

Betriebsausgaben nach Kategorien erfassen

Für die Steuererklärung sollten Sie Ihre Ausgaben kategorisieren:

1. Wareneinkauf
2. Fremdleistungen
3. Personal (falls vorhanden)
4. Miete/Raum
5. Versicherungen
6. Fahrzeugkosten
7. Werbekosten
8. Reisekosten
9. Bürokosten
10. Telekommunikation
11. Beratung
12. Sonstiges

Was Casekeeper damit tut

Casekeeper erkennt beim Scannen ob ein Beleg eine Betriebsausgabe ist und ordnet ihn automatisch in deine EÜR ein. Du siehst alle Ausgaben nach Kategorien — fertig für den Steuerberater.

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Häufige Fehler vermeiden

• Belege verlieren — Scannen Sie sofort nach dem Kauf
• Privatanteil vergessen — Bei gemischter Nutzung nur den beruflichen Teil absetzen
• Zu spät buchen — Ausgaben gehören ins Jahr, in dem sie bezahlt wurden
• Pauschalen übersehen — Fahrtkosten, Verpflegung, Homeoffice

Fazit

Betriebsausgaben senken Ihre Steuerlast — aber nur, wenn Sie sie vollständig erfassen. Scannen Sie jeden Beleg, kategorisieren Sie Ihre Ausgaben und nutzen Sie alle Pauschalen. Am Jahresende macht sich das bezahlt.

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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung.